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Le Management de la qualité intégré à la gestion documentaire LIMS

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Aujourd’hui, les enjeux de qualité sont au cœur des préoccupations de bon nombre d’entreprises. En effet, il est nécessaire de définir des objectifs qualité conformes à une stratégie donnée. Le but : satisfaire les clients et leur fournir des produits correspondant à leurs attentes. La qualité concerne le produit final, mais également les différentes étapes inhérentes au processus de fabrication. Le point de départ concerne les projets de R&D réalisés au sein de laboratoires internes ou externes à une entreprise. Les essais réalisés dans ces laboratoires produisent des données qui impacteront fortement la prise de décision à l’échelle d’une organisation.

C’est à ce niveau-là qu’intervient le progiciel TEEXMA® LIMS, développé par BASSETTI depuis plus de 25 ans. Il incarne un référentiel unique et central pour toutes les données expérimentales de laboratoires, permettant de capitaliser et de valoriser ces informations dans le temps. Pour encadrer ces activités, le logiciel peut également se positionner comme un référentiel qualité. En effet, TEEXMA® LIMS répertorie tous les documents qualité d’un laboratoire, afin d’assurer le respect des bonnes pratiques de la part des acteurs impliqués dans la réalisation d’essais et de rapports. Le logiciel va stocker, selon un modèle uniformisé, les documents normatifs pratiques (instructions de travail, procédures, manuels d’utilisation…) ainsi que tous les éléments nécessaires à la mise en place d’un System Management Quality (SMQ). Par exemple, TEEXMA® LIMS peut capitaliser tous les documents traitant de la norme ISO 17025, qui regroupe les exigences générales concernant la compétence des laboratoires d’étalonnages et d’essais dans un objectif de certification. Le logiciel participe également à l’identification de non-conformités et à la mise en place de plans d’actions adéquats.

Une gestion de documents qualité optimisée au sein d’un laboratoire permet de gagner un temps précieux dans la recherche d’information concernant une norme ou une procédure, et permet de garantir une qualité d’information au sein-même des documents, grâce à des mises à jour régulières, une gestion des droits à la modification et un processus défini de validation des changements.
L’accès à une information complète et fiable est un prérequis indispensable pour la pérennité d’un centre d’essais. Répondant aux enjeux de management de l’information au sein des laboratoires, TEEXMA® LIMS incarne une solution pour toutes vos problématiques de gestion de l’information.

GED – La Gestion documentaire LIMS – Le bonheur du savoir ordonné

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« Le désordre visible nous distrait de la vraie source du désordre. » Marie Kondō, chantre du rangement, largement empreint par la culture nippone, nous enseigne à ne conserver que l’essentiel et se débarrasser du superflu… Pourtant, dans un contexte de conservation de la mémoire, cette technique se heurte à un problème majeur ! Et particulièrement dans les entreprises développant des données à fortes valeurs ajoutées. La gestion des documents est primordiale afin de conserver la « mémoire de l’entreprise ». De l’enregistrement de la demande d’essais jusqu’à l’émission des résultats, il existe un besoin réel de rendre le travail collaboratif afin de valoriser les informations d’un document et permettre sa diffusion simplement. Dans une optique d’optimisation de temps et de coût, comment gagner du temps et assurer la traçabilité dans la recherche d’information ?

Une bonne gestion documentaire passe par la capacité à gérer les relations complexes entre les informations, de suivre des modifications, tout en respectant la qualité de la documentation. Afin de comprendre plus en détail les enjeux du cycle de vie d’un document, BASSETTI s’appuie sur ses 25 ans d’expérience dans le Management de l’Expertise Technique® pour fournir une solution de gestion documentaire, entre autres pour les documents qualité, les rapports d’essais, les certificats d’analyses, ou sert à la capitalisation des normes.
En cela, la mise en place d’un référentiel, unique et centralisé, de gestion documentaire permet l’harmonisation des pratiques au quotidien.

  • Tout d’abord, grâce à la mise en place de modèle type de documents afin de produire des documents de référence uniformes, et ce, quelle que soit l’entité émettrice. En créant automatiquement des documents conformes, les étapes fastidieuses de la capitalisation disparaissent pour laisser les collaborateurs se consacrer aux tâches à plus haute valeur ajoutée.
  • De plus, le risque d’erreur de saisie, due à une intervention humaine, est considérablement réduit, garantissant une meilleure fiabilité de la donnée.
  • Enfin, l’harmonisation est le mot-clé de l’organisation. En s’appuyant sur un format standard, il est simple de trouver les informations nécessaires, cela afin de suivre les procédures, notamment dans le cas de SOP visant à prévenir les risques d’une situation potentiellement à risque.

Or, TEEXMA® offre la possibilité de créer des templates simples et flexibles, capable de répondre à tous les besoins d’utilisations, assurant la traçabilité du cycle d’essai : de la réception de la demande jusqu’à l’édition du rapport d’essai.
Aussi, cette unité d’édition facilite grandement les étapes de capitalisation, de diffusion, bien sûr, et de valorisation des informations. Le gain de temps pour retrouver l’information est considérable, notamment grâce à des outils puissants de recherche. En outre, l’outil de gestion documentaire permet une extraction automatisée, paramétrable grâce à des filtres, qui assure la rapide reconstitution des documentations techniques.

Toujours est-il qu’il est nécessaire que le processus de création jusqu’à la valorisation du document s’opère en complète sécurité. Et cela est possible, notamment grâce au module de Worflow que propose TEEXMA®, permettant de suivre les processus de validation, et de distribuer l’information en prenant compte du niveau d’accréditation de ce profil. La distribution des droits d’accès est définie en amont, tout cela dans le but d’assurer la traçabilité et faciliter l’archivage des documents.

Donc, s’il faut retenir trois critères importants à la sauvegarde des données expérimentales : traçabilité, sécurité et harmonie.
Pour en savoir plus sur notre solution : http://www.bassetti-group.com/fr/teexma%C2%AE-plm/gestion-de-documents

Les bénéfices d’un interfaçage complet aux Systèmes Informations

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Nouvel enjeu de ces dernières années, l’interfaçage d’outil numérique à son environnement de travail s’est grandement complexifié, notamment dû à la multiplication des logiciels utilisés, au sein d’une entreprise. Word, Excel, Cloud, Base de données interne, et autres feuilles volantes… Comment assurer un bon interfaçage pour ne pas perdre en productivité, ni en intégrité ?

La solution simple : recourir à un progiciel de collaboration technique !

Prenant en compte les spécificités inhérentes à chaque environnement numérique de travail, l’interfaçage d’un logiciel métier à un logiciel informatique dans une entreprise peut paraître coûteux. Pourtant, le développement de connecteurs spécifiques permet une augmentation de l’efficacité entre les services.

Afin d’assurer une intégration optimale dans la galaxie informatique, un logiciel métier se doit d’être doté de langages standardisés et d’interfaces de programmation (tel que les API) par exemple, permettant de faciliter ces connexions.

En outre, ces progiciels sont de plus en plus utilisés en soutien des différents instruments de l’entreprise, il est donc important que la DSI puisse les interfacer facilement.

 

Et c’est en combinant cette approche d’interfaçage intelligent, grâce à ses connections aux logiciels déjà existants, que la solution TEEXMA®, remplie parfaitement cette dynamique. Le premier logiciel dédié à l’univers technique et scientifique permet de répondre facilement aux exigences de la DSI, notamment concernant les connecteurs compatibles. Ainsi, TEEXMA® LIMS, notre outil collaboratif dans le milieu laborantins, a su s’adapter à ces problématiques, et peut être connecté à l’ensemble des outils du paysage informatique, mais aussi à d’autres outils, tels que les machines d’essais. Assurant, dès lors, la constante synchronisation des données depuis une pluralité d’éléments.

BASSETTI s’installe aux USA

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Le groupe BASSETTI a ouvert sa nouvelle filiale à Denver, Colorado, USA.

La diversité de nos clients est une richesse et nous encourage à repousser les frontières. Dans cet effort, nous poursuivons notre développement à l’international en ouvrant de nouveaux locaux à Denver !

En se rapprochant de ses clients, BASSETTI offre un travail de proximité, au contact des enjeux locaux et globaux. L’ouverture de cette filiale permet d’augmenter la réactivité de nos équipes sur place, en complément de la filiale canadienne, déjà implantée depuis des années.

C’est donc dans cette optique que BASSETTI AMERICAS, nouvelle composante du groupe, ouvre sa filiale dans le Far-West américain. Cette création permet d’adresser d’une manière plus globale le territoire nord américain et poursuit un peu plus l’implantation de la société sur trois continents.

Normes Iso 17025 : Une conformité nécessaire !

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L’ISO 17025, intitulé : « Les exigences générales concernant la compétence des laboratoires d’étalonnages et d’essais » à été mis à jour en 2017. Cette révision, de la version de 2005, prend en compte la mutation des technologies. Cette réactualisation intègre les évolutions techniques, du vocabulaire et des progrès informatiques. L’importance de la mise en conformité pour les laboratoires est de bénéficier d’un sigle international pour attester de la fiabilité de leurs résultats.
Élaborée par des experts en laboratoires du monde entier, la norme est mise à jour afin de mieux répondre au besoin des laboratoires qui l’utilisent. Le but premier d’une harmonisation de ces pratiques est, bien évidemment, de faciliter le commerce international. En effet, l’installation d’une norme homologuée et unique entre les laboratoires de différents pays du monde permet la reconnaissance des résultats d’essais ; sans avoir à reproduire le test d’un pays à l’autre.
Ainsi, quel que soit le type de laboratoires (universités, centre de recherche…) ou le type de structures (organismes de réglementation, organismes d’inspection, organismes de certification…) chacun des acteurs peut bénéficier d’un référentiel similaire.
Donc, quelles sont les principales modifications de la nouvelle norme ISO 17025 : 2017 ? Tout d’abord, un élargissement du domaine d’application, qui a présent, intègre toutes les activités de laboratoires.
Ensuite, l’approche processus de la norme tends vers la conformité et l’homogénéisation de toutes les règles ISO (9001, 17000, 15189…) afin que ce soit le processus de traitement en lui-même qui soit évalué plutôt que la description des tâches qui le composent. Et de la même manière, le raisonnement fondé sur le risque rapproche les différentes normes ISO sur les points communs entre eux.
En outre, l’évolution dans le traitement de l’information et sa distribution électroniquement, ISO 17025 consacre l’utilisation de systèmes informatiques et garantie le résultat des productions, ainsi que l’édition de rapport.

https://www.iso.org/files/live/sites/isoorg/files/store/fr/PUB100424_fr.pdf

Le différenciateur d’un module de recherche dans un progiciel de gestion de données d’essai

L’avantage de la mise en place d’un système de génération automatique de documents de résultats
•Mettre en forme la réponse à apporter au demandeur
•Intégrer au rapport les données d’essais et tous fichiers utiles (photo, graphique…)
•Transmettre automatiquement la réponse aux bonnes personnes (listes de diffusions et confidentialité)
•Alerter les demandeurs de la réponse
•Archiver les réponses passées afin de rechercher parmi l’historique du laboratoire

•Module d’extraction documentaire pour générer automatiquement les rapports aux format souhaité (Word, PDF, Excel…)
•Capitalisation et gestion des documents au sein d’une gestion électronique de documents intégrée
•Workflow flexible et module d’alertes et notifications (mails, tableau de bords) pour diffuser la réponse

La nécessité d’un interfaçage complet de logiciel de gestion de données d’essai

Rechercher, exploiter et valoriser les données d’essais

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La gestion de tous les processus interdépendants, qui incombent à un laboratoire, est une tâche complexe qui nécessite de mettre en place des procédés et des outils adaptés en termes de gestion de données de laboratoire. Cela afin de pouvoir facilement exploiter et valoriser les données d’essais, par la mise en place d’indicateurs permettant de mesurer les résultats, mais aussi de planifier les ressources nécessaires à la réalisation de chaque essai. A fortiori, le système de gestion de données de laboratoires mise en place par l’entreprise, doit pouvoir suivre l’ensemble des processus, depuis la demande d’essai jusqu’à l’obtention des résultats.
De fait, ces données d’essais existent en nombre faramineux dans les laboratoires, et cela sans compter les processus de bonnes pratiques à suivre. Alors, ces montagnes de données sont très souvent éparpillées dans une myriade de documents différents. Se pose alors un problème de standardisation du format du document, afin d’assurer son accessibilité à tous ceux ayant besoin de l’accès.
Aussi, cette rétention des connaissances créer une forte dévaluation des missions des collaborateurs. D’après une enquête IDC, les travailleurs du savoir passent 44% de leur temps à chercher l’information pertinente dont ils ont besoin, sans la trouver. Remise à l’échelle de coût d’immobilisation de ressources, ce temps perdu est estimé, en moyenne, à $5 700 par personne, et par an.
Il apparaît donc clair que les missions à haute valeur ajoutée des experts ne sont que parasités par les demandes ou les recherches d’informations. Donc le partage de connaissances dans un réseau organisé, permet d’éviter le phénomène « d’amnésie des entreprises », cette conséquence immanquable suivant le départ d’un expert.
Aussi, la rentabilité d’une donnée d’essai est strictement proportionnelle aux nombres d’essais réalisés pour observer ce résultat. Le manque de partage de connaissances contraint bien souvent les entreprises à exécuter plusieurs fois un même test, sans savoir que la donnée est déjà connue par d’autres services.
En plus de ce manque de partage de connaissances, il est important pour un laboratoire de pouvoir pérenniser les bonnes pratiques à mettre en place. Une des solutions les plus courantes est en se basant sur des indicateurs opérationnels tels que le taux de planification, des ressources de réponses. Enfin, c’est aussi un plus qui permet d’intégrer les KPI des sous-traitants, qui servent à optimiser l’approvisionnement et la gestion des stocks, par exemple. Ces bonnes pratiques peuvent être évalués en suivant un workflow de validation : simple, rapide, formel et surtout efficace.

Willkommen in Bayern

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Le groupe BASSETTI a ouvert son agence à Munich, en Allemagne.

Comme annoncé au début de l’année dernière, la diversité de nos clients est une richesse et nous encourage à repousser les frontières. Dans cet effort, nous poursuivons notre développement à l’international en ouvrant de nouveaux locaux à Munich !

En se rapprochant de ses clients, BASSETTI offre un travail de proximité, au contact des enjeux locaux et globaux. L’ouverture de cette agence permet d’augmenter la réactivité de nos équipes projets sur place.

Et sans compter s’arrêter en si bon chemin, le développement de l’entreprise se poursuit avec l’ouverture de futures agences, en Europe et en Amérique du Nord, afin de rester en contact avec le développement de nouvelles problématiques de nos clients, notamment, dans le domaine de la gestion des données de laboratoire.