« Le désordre visible nous distrait de la vraie source du désordre. » Marie Kondō, chantre du rangement, largement empreint par la culture nippone, nous enseigne à ne conserver que l’essentiel et se débarrasser du superflu… Pourtant, dans un contexte de conservation de la mémoire, cette technique se heurte à un problème majeur ! Et particulièrement dans les entreprises développant des données à fortes valeurs ajoutées. La gestion des documents est primordiale afin de conserver la « mémoire de l’entreprise ». De l’enregistrement de la demande d’essais jusqu’à l’émission des résultats, il existe un besoin réel de rendre le travail collaboratif afin de valoriser les informations d’un document et permettre sa diffusion simplement. Dans une optique d’optimisation de temps et de coût, comment gagner du temps et assurer la traçabilité dans la recherche d’information ?
Une bonne gestion documentaire passe par la capacité à gérer les relations complexes entre les informations, de suivre des modifications, tout en respectant la qualité de la documentation. Afin de comprendre plus en détail les enjeux du cycle de vie d’un document, BASSETTI s’appuie sur ses 25 ans d’expérience dans le Management de l’Expertise Technique® pour fournir une solution de gestion documentaire, entre autres pour les documents qualité, les rapports d’essais, les certificats d’analyses, ou sert à la capitalisation des normes.
En cela, la mise en place d’un référentiel, unique et centralisé, de gestion documentaire permet l’harmonisation des pratiques au quotidien.
- Tout d’abord, grâce à la mise en place de modèle type de documents afin de produire des documents de référence uniformes, et ce, quelle que soit l’entité émettrice. En créant automatiquement des documents conformes, les étapes fastidieuses de la capitalisation disparaissent pour laisser les collaborateurs se consacrer aux tâches à plus haute valeur ajoutée.
- De plus, le risque d’erreur de saisie, due à une intervention humaine, est considérablement réduit, garantissant une meilleure fiabilité de la donnée.
- Enfin, l’harmonisation est le mot-clé de l’organisation. En s’appuyant sur un format standard, il est simple de trouver les informations nécessaires, cela afin de suivre les procédures, notamment dans le cas de SOP visant à prévenir les risques d’une situation potentiellement à risque.
Or, TEEXMA® offre la possibilité de créer des templates simples et flexibles, capable de répondre à tous les besoins d’utilisations, assurant la traçabilité du cycle d’essai : de la réception de la demande jusqu’à l’édition du rapport d’essai.
Aussi, cette unité d’édition facilite grandement les étapes de capitalisation, de diffusion, bien sûr, et de valorisation des informations. Le gain de temps pour retrouver l’information est considérable, notamment grâce à des outils puissants de recherche. En outre, l’outil de gestion documentaire permet une extraction automatisée, paramétrable grâce à des filtres, qui assure la rapide reconstitution des documentations techniques.
Toujours est-il qu’il est nécessaire que le processus de création jusqu’à la valorisation du document s’opère en complète sécurité. Et cela est possible, notamment grâce au module de Worflow que propose TEEXMA®, permettant de suivre les processus de validation, et de distribuer l’information en prenant compte du niveau d’accréditation de ce profil. La distribution des droits d’accès est définie en amont, tout cela dans le but d’assurer la traçabilité et faciliter l’archivage des documents.
Donc, s’il faut retenir trois critères importants à la sauvegarde des données expérimentales : traçabilité, sécurité et harmonie.
Pour en savoir plus sur notre solution : http://www.bassetti-group.com/fr/teexma%C2%AE-plm/gestion-de-documents
