La gestion de la sous traitance dans les laboratoires, comment ne pas perdre le fil ?

By 13 août 2019 actualités

Dans le cadre de sa mission de conduite de la demande d’essai, le laboratoire peut être amené à confier certaines opérations à des sous-traitants. Le plan de test propose un examen décentralisé du processus « classique » du laboratoire. Cela pour différentes raisons : techniques ou légales, indisponibilité d’une machine ou contrôle du résultat test par une technique différente. Dans tous les cas, l’action du sous-traitant se supplée à la mission du laboratoire afin de l’assister dans le cycle de vie de la demande d’essais, de sa genèse à l’édition du rapport d’essai finale
Dans ce contexte donc, il est possible de voir l’importance que peuvent revêtir les sous-traitants quand ils sont intégrés comme partis-prenants dans le processus du laboratoire. Cette gestion est cruciale, car le suivi de l’activité en externe rajoute une problématique au contexte actuel des laboratoires, à savoir comment gérer et suivre des demandes d’essais sous-traités, entre des acteurs interne et externe ?

Besoin d’avoir accès à la « full picture »

De la même façon que la traçabilité de l’information au fil de l’eau est un enjeu important dans le but d’améliorer le processus de test, le suivi des fournisseurs requiert une transparence des actions réalisées dans le cadre de son mandat. Sosthènes de La Rochefoucauld disait que « La confiance se mérite, et ne peut s’exiger. » et parce que les résultats apportés à la suite d’une demande d’essai revêtent un caractère critique pour le Bureau d’Études ou la Production qui en fait la demande, il n’est pas possible de laisser place à de l’improvisation pour gérer les envois en sous-traitance.
De manière plus spécifique, le laboratoire effectuant la demande d’essai a besoin de pouvoir avoir une vision d’ensemble tout au long de la réalisation, c’est pourquoi à l’instar de la gestion documentaire (Lire l’article : Le Bonheur du savoir ordonné), il nécessite la mise en commun des informations dans un référentiel centralisé. Grâce à cela, les acteurs impliqués peuvent consulter tout ou partie du plan de test et ainsi garantir la qualité et la traçabilité de l’essai, même chez les sous-traitants.

Capital immatériel, pierre angulaire de la compétitivité

C’est un véritable levier de compétitivité sur lequel il est possible de capitaliser afin d’optimiser son processus de gestion de demandes d’essais. Car, une gestion centralisée de tous les partis prenants du plan de test permet de générer des indicateurs de performance de suivi et de mettre en lumière les points de ralentissements, et éventuellement planifier une action corrective.
Ainsi, la mise en place de ces indicateurs permet de faire une évaluation de sous-traitants et grâce à l’intégration des informations sous-traitées dans le système d’information, les avantages sont multiples tels que faciliter les audits pour les certifications, gagner en productivité en retrouvant facilement les données d’essais et aider à leurs exploitations optimales dans leurs contextes propres.

En s’appuyant sur plus de 25 années d’expérience dans la gestion des données techniques à forte valeur ajoutée, la société BASSETTI propose son outil d’optimisation d’efficacité dans la gestion des demandes d’essais : TEEXMA® LIMS. Cette solution modulaire et paramétrable assiste le pilotage des laboratoires de la demande d’essai à la validation du rapport d’essai, afin d’assurer la valorisation des informations des laboratoires et aider à la prise de décision, en optimisant les ressources investies.
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